Jaime R.Sotomayor
Darwin digital Por Jaime R. Sotomayor

Una de las habilidades más importantes de las personas exitosas es la capacidad de tomar decisiones. Suena algo tan simple pero en verdad nos drena más energía de lo que creemos. Si estamos constantemente pensando en un problema, nuestra energía se consume. También si tenemos muchas tareas porque no pudimos tomar una decisión, nos encontraremos con demasiado trabajo. ¿Existirá una manera de tomar una decisión rápida y correcta? ¿Cómo hago para escoger las cosas que realmente valen la pena hacer? Les presento la matriz de decisión de Eisenhower.

La matriz de decisión de Eisenhower está basada en la forma de pensar del expresidente de los Estados Unidos Dwight D. Eisenhower. Él dijo: “Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes”. De ahí se pueden extraer cuatro cuadrantes que son los que se usan en la matriz de decisión de Eisenhower.

Esos cuatro cuadrantes son:

  1. Urgente e importante
  2. No urgente e importante
  3. Urgente y no importante
  4. No urgente y no importante

Los expertos en gestión del tiempo recomiendan organizar todas las tareas que tengamos en un día/semana/mes/año en alguno de estos cuatro cuadrantes para saber cuáles debemos tomar primero. ¿Cómo saber qué tarea es de qué cuadrante? Quizás una definición de cada uno te ayudaría mejor a entenderlo.

  1. Urgente e importante [hacerlo]: Este sector debe ser tu principal foco de atención durante el día, ya que aquí se encuentran las tareas que necesitas hacer el mismo día para hacer que tu negocio siga funcionando si problemas. Aquí deberás meter todas las tareas que debes hacer este mismo día sin falta y que, si no las haces tu negocio, se verá seriamente afectado. Un ejemplo de estas actividades son las juntas de negocios con inversionistas o grandes clientes potenciales, entrega de proyectos, presentación de tu producto ante inversionistas, etc. 
  2. No urgente e importante [planificarlo]: El segundo sector más importante de la lista son las cosas que tienen mucho impacto en tu empresa pero que no debes hacer justo en este momento. Pueden ser cosas extremadamente importantes pero que tengas un plazo de meses o semanas para implementarlos, por lo que no son urgentes. Algunos de los ejemplos de tareas en este punto son: sacar al mercado un nuevo producto, programar rondas de inversión, contratar empleados, etc. 
  3. Urgente pero no importante [delegarlo]: Aquí se agrupan las tareas que tengas que hacer  hoy pero que, en realidad, no tienen un impacto profundo sobre la gestión de tu negocio en general. Son tareas más rutinarias que nada que se deben hacer para que tu negocio tenga continuidad. Algunas de las tareas que aquí se agrupan son: contestar correos electrónicos sobre preguntas de tu empresa, actualizar redes sociales para que tus inversionistas vean lo más nuevo de tu empresa, etc. 
  4. No urgente y no importante [eliminarlo o postergarlo]: Este punto es el último que debes tomar en cuenta al hacer las cosas. Las tareas de este cuadrante las puedes obviar o hacerlas sólo cuando hayas completado las tareas de los demás puntos y tengas tiempo libre. En esta sección se encuentran cosas que, por sí mismas, no impulsan mucho a la organización, más bien son cuestiones estéticas y burocráticas que no son muy urgentes. Ejemplos de esto son: cambiar el diseño de tu página web (si tu empresa no es de diseño), decorar el edificio de tu organización, hacer limpieza de computadores y servidores, etc.

La matriz de decisión de Eisenhower

Ahora bien, ya sabes qué es cada cuadrante, pero ahora viene la parte más difícil: clasificar cada una de tus tareas dentro de estos cuadrantes. A veces tendemos a pensar que las tareas del cuadrante 3 son del 1, y pasamos tiempo haciendo cosas urgentes pero que en realidad no son importantes. Toma un poco de tiempo cada día por las mañanas para pensar bien en por qué estás poniendo cada tarea en el cuadrante que seleccionas. Sólo así podrás tener la gestión total de tu tiempo y estar más libre para las actividades que realmente son importantes.

¿Por qué es tan importante usar una metodología como esta? Para comenzar, nos pagan por mostrar resultados en nuestra empresa. Si no tomamos decisiones, o no ejecutamos el trabajo que deberíamos, nuestro rendimiento en la organización será deficiente y no avanzaremos. Pero, por encima de todo, el éxito está en priorizar las cosas que nos dará el mayor resultado sobre las que no suman mucho. Es más, si encontramos cosas que pueden ser delegadas, entonces mostraremos que tenemos la capacidad de ser un líder y no tan sólo un ejecutor.

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