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POR LUIS ROSALES, CONSULTOR SENIOR DE TECNOLOGÍA EN NEO CONSULTING

Nos encontramos en una época en la que el cambio y la mejora continua se han hecho necesarios en las organizaciones. Poder estar actualizado y adaptarse a la velocidad en la que el mercado ha empezado a moverse requiere realizar cambios clave en la empresa.

Hoy más que nunca se escucha constantemente que las organizaciones deben empezar con la transformación digital, y afrontar los retos que esto trae. Uno de estos, quizá el principal, es la implementación y el uso de nuevas tecnologías en la organización.

Poder implementar una nueva tecnología en la empresa no es un proceso sencillo. Existen diversas variables que se deben tomar en cuenta en la toma de decisión sobre cuál de todas las alternativas existentes en el mercado es la que se adecúa mejor a las necesidades de la organización.

Es claro que una decisión como esta no puede tomarse a la ligera, de hecho existe una gran cantidad de retos que afrontar, pues no contemplar factores críticos dentro de la organización puede traer consecuencias negativas que impactan no solo económicamente sino también en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa.

Entre los principales retos que afrontamos al tomar una decisión de esa envergadura es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Tener claramente identificada la necesidad real de la organización.
  • Definir qué áreas y procesos dentro de la organización están involucrados y el impacto que puede generar en cada uno de ellos.
  • El tiempo que tenemos para implementar esta nueva tecnología.
  • El equipo disponible en la organización con las habilidades requeridas y las necesidades de escalamiento en el futuro.
  • El dinero con el que contamos para la adquisición de la tecnología y los procesos involucrados en la implementación.

A partir de estos puntos podemos dar el primer paso para empezar a tomar una decisión hacia lo que realmente se necesita. Sin embargo, existen otros factores que también son importantes, y que muchas veces pasan desapercibidos debido a la falta de experiencia en la adquisición e implementación de nuevas soluciones. Existen errores comunes que suelen salir a la luz cuando el proyecto ya está en curso y en mucho de los casos ya es tarde para retroceder.

Por ello, es recomendable tomar en cuenta que las organizaciones están conformadas principalmente por personas que comparten un mismo propósito y que cada empresa tiene una cultura organizacional que la caracteriza. Asimismo, que esta viene acompañada de procesos internos que pueden ser ágiles o no. Tener en cuenta estos factores permite que la implementación de una nueva tecnología tenga más probabilidades de ser la adecuada, ya que incorpora temas como:

  • La resistencia al cambio en la organización.
  • Involucramiento y participación de las áreas.
  • Acuerdos y negociaciones entre las personas clave y líderes en la organización.
  • Educación y comunicación.

Estos puntos suelen ser aquellos que los decisores obvian y finalmente son parte de los  errores más comunes que resaltan al momento de implementar una nueva tecnología. Poder ser conscientes de estos criterios, realizar un análisis detallado de la organización y tener un entendimiento de las limitaciones culturales que tenemos será claramente un criterio de evaluación importante al momento de tomar una decisión.

Si bien se mencionaron algunos aspectos más comunes, es importante tener en cuenta que cada organización es distinta y existe un gran variedad de factores que pueden impactar de forma negativa. Una evaluación 360 sobre la empresa es más que necesaria. Por ello, existen alternativas para poder mitigar el riesgo en mayor medida, ya que muchas veces dentro de la organización somos los árboles de un gran bosque y poder tener una visión panorámica puede ayudarnos a ver la realidad.

Una de estas alternativas es involucrar una empresa consultora, es decir, un tercero que no sea parte del bosque y que cuente con las herramientas adecuadas para poder ayudarnos. El rol de una consultora va más allá que un buen consejo, debido a que la experiencia y la información que pueda brindarnos es una inversión que nos evitará grandes pérdidas. Normalmente las consultoras son especializadas y cuentan con un equipo experimentado por la diversidad de proyectos y casos a los que se han enfrentado. La mayor parte de las veces ya han lidiado o visto un caso similar al nuestro, lo que les permite brindarnos recomendaciones con un sustento válido y sólido.

Poder implementar una nueva tecnología en la organización presenta grandes retos a nivel de gestión y de toma de decisiones, pero es importante también considerar aspectos como la cultura organizacional que tiene la empresa. Factores como la identificación de la necesidad, las áreas involucradas, el impacto organizacional, así como el temor al cambio, son solo algunos de los criterios que se deben evaluar. Tener una visibilidad clara sobre nuestra organización puede ser retador, pues somos parte del día a día. Por ello, es recomendable involucrar a una figura externa, imparcial e informada que pueda brindar una perspectiva diferente y clara para una toma de decisión adecuada.