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Tu Imagen Habla Por Martha Risco

Generar encuentros en donde se reúnan muchas personas, que compartan intereses comunes, dialoguen con expertos en el mismo tema, invitados  nacionales o de otros países reunidos para aprender de otras experiencias o simplemente para generar ideas. Siempre existirá una buena razón para motivar todas estas reuniones.

El cómo nombrar adecuadamente uno de estos eventos como una ponencia, congreso, panel, asamblea, simposio, foro, plenario, coloquio y otros nombres sin caer en el error también forma parte de nuestra imagen en protocolo de negocios. Saber qué significa cada uno de ellos y su propósito nos dará la pauta para nombrar nuestro evento de manera correcta y sin perder credibilidad ante nuestros clientes e invitados.

Coloquio: Vocablo de raíces romanas que significa diálogo. Se emplea para designar reuniones científicas de carácter interdisciplinario. Se ajusta a temas o esquemas preestablecidos de común acuerdo. Se congrega preferentemente en un lugar tranquilo, propicio a tareas intelectuales.

Conferencia: Se trata de una reunión de alto nivel, tradicionalmente limitada a un solo tema. Un expositor calificado imparte un discurso ante un grupo. El objetivo es presentar información de manera directa coordinada y formal.

Congreso: Es una reunión periódica convocada por una asociación de una rama determinada formada por entidades e individuos de diversas naciones. La participación es abierta para todas las organizaciones y personas calificadas que intervendrán solamente durante el tiempo de trabajo que establezca la agenda o temario, y cuyas resoluciones, acuerdos o conclusiones deben compartirse. Tiene múltiples expositores y más de una jornada de duración.

Foro: Un grupo de personas discuten informalmente sobre un tema o situación bajo la conducción de un coordinador, se permite la libre expresión de ideas y opiniones para llegar a conclusiones. Desarrolla el espíritu participativo de los miembros. Puede realizarse después de una película, por ejemplo.

Simposio:  Se trata de una serie de reuniones pequeñas a la que asiste un reducido número de especialistas convocados expresamente para examinar problemas muy delimitados. A diferencia del coloquio, los planteamientos y discusiones se centran en un tema único o en una disciplina concreta. Las asociaciones profesionales, la industria y el comercio utilizan este procedimiento para revisar aspectos propios de sus organizaciones.

Se puede organizar como un grupo de expertos exponiendo de forma sucesiva distintas partes de un tema ante un auditorio, con el objetivo de analizar el tema y lograr que el grupo tenga una visión integral de este. Se requiren de dos a seis expositores y disponibilidad de ambientes.

 

Asamblea: Como órgano supremo de las asociaciones, consiste en una magna reunión en el curso de la cual se expone una situación determinada, se debaten problemas internos y se establecen directrices para una actuación ulterior. La Asamblea suele estar desprovista de miras comerciales y se caracteriza por su índole ejecutiva y funcional; en la práctica, también se celebran asambleas profesionales con trabajos que se vinculan negocios o coyunturas particulares de un sector.

El procedimiento y estructura de la asamblea están definidos en la constitución de la asociación; la agenda respectiva es formulada por el Consejo Ejecutivo de la entidad u organización a propuesta de la Secretaría General o Permanente.

Convención: Se da este nombre a toda manifestación comercial o industrial, en cuyo desarrollo participan ejecutivos, empleados y agentes de cualquier empresa o industria que pertenecen a una misma profesión, asociación o empresa. Puede afirmarse; según estadísticas y estudios solventes, que las convenciones han llegado a ser el principal factor de crecimiento y desarrollo del turismo de congresos por el volumen e importancia de sus operaciones.

Panel: Es una forma de diálogo entre asistentes a cierto tipo de reuniones y los relatores y ponentes. En la tribuna se sitúan diversos oradores, cada uno especializado en un tema o materia. Después de una introducción común o varios planeamientos separados, dichos relatores responden a las preguntas que se les formule por parte del directorio, respondiendo según su respectiva competencia.

Plenario: Un grupo se reúne en su totalidad después de haber trabajado en subgrupos para exponer las conclusiones parciales con el objetivo de arribar a conclusiones generales. 

Mesa Redonda: Un grupo de expertos discute sobre un tema ante un auditorio para analizarlo desde puntos de vista distintos u opuestos. Hay exposición de trabajo y debate, regido por un moderador que se encarga de escoger las preguntas cuidando de que no se salgan del tema y controlando el tiempo por participante.

Que tu próximo llamado para un evento profesional te otorgue una imagen impecable en cuanto al manejo  de eventos protocolares. Las nuevas ideas, productos o planes necesitan ser presentados y comunicados de manera precisa, no descuidemos cada oportunidad porque Tu Imagen Habla también de la forma como nos conducimos en el transitar profesional.

Fotos: commons.org

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